ÖNCEKİ DÖNEME AİTTİR. BU DÖNEM SİZLERDEN İSTENEBİLECEKLERE AŞİNA OLMANIZ İÇİN DUYURUDAN KALDIRILMAMIŞTIR.
İÇİNDE BULUNDUĞUMUZ 2023-24 YILI İÇİN AYRICA DUYURU YAPILACAKTIR.

2022-23 Eğitim Öğretim Yılı sonu gelmesi sebebiyle kulüplerimize üye alımları 24.04.2023 tarihi itibariyle durdurulmuş olup, TÜM KULÜPLERİMİZİN YTÜ Öğrenci Kulüpleri Yönergesi gereği;

2023 MAYIS ayı içerisinde Genel Kurul toplantılarını yapmaları,

Yeni dönem (2023-24) başkan seçimlerini gerçekleştirmeleri,

ve

ilgili formdan çevrimiçi bilgi girişi işlemlerini gerçekleştirdikten sonra

5-15 Haziran 2023 tarihleri arasında Kültür Hizmetleri Müdürlüğü’ne ulaşmış olacak şekilde ELDEN veya kargo ile aşağıda belirtilen devir teslim evrakı teslimlerini tamamlamaları gerekmektedir.

Devir Teslim Sürecinde “Devreden Yönetim” ile “Teslim Alan Yeni Yönetim” tarafından takip edilmesi gereken süreçler bulunmaktadır. Devreden Yönetim’in Yeni Yönetimi bilgilendirmesi zorunludur.

Eski ve yeni yönetim için bilgilendirmelerin tamamı her aşamada bulunmakta olup, eski ve yeni yönetimleri için gerekli çevrimiçi form adresleri aşağıdaki gibidir:

Devir Yapan Yönetim için çevrimiçi form adresi: https://forms.gle/gAuySr32oFGxWKha9

Teslim Alan Yeni Yönetim için çevrimiçi form adresi: https://forms.gle/XEyQt66Gu2BS1NF17

DEVİR YAPAN YÖNETİM:

Devir teslim için gereken aşağıda listelenmiş “Devir Yapan Yönetim Tarafından Teslim Edilecek Evrak”  hazırlandıktan sonra 2022-23 Dönemi Yönetim Kurulu Başkanı veya görevlendireceği bir yönetim kurulu üyesi (Başkan Yrd., Sayman, Sekreter) tarafından;

·        Öncelikle ( https://forms.gle/gAuySr32oFGxWKha9 adresindeki) form kullanılarak sorulan bilgilerin girişi yapılmalı, istenen dosyalar pdf olarak yüklenmeli

·        Ardından elden teslimi zorunlu evrakın 5-15 Haziran 2023 tarihleri arasında Kültür Hizmetleri Müdürlüğü’ne ulaşmış olacak şekilde ELDEN veya kargo ile teslim edilmesi gerekmektedir.

Devir Yapan Yönetim Tarafından Online Girişi Yapılacak ve Kültür Hizmetleri Ofisine ELDEN Teslim Edilecek Evrak (hepsi gerekli kişilerce kontrol edilmiş ve imzalanmış olmalıdır):

•Genel Kurul Dosyası ve Tutanağı

İçerik:

·        Seçimlerin zamanında duyurulduğunu ve adayların alındığını gösterir e-posta ve/veya mesajlaşma grubu çıktısı

·        Seçim online yapıldıysa tüm oyları gösterir form çıktısı, seçim yüz yüze yapıldıysa oy pusulaları,

·        Genel kurulun yapıldığını, denetleme kurulunun raporunun okunduğu ve yönetim kurulu tarafından verilen cevapları, divan kurulunun (Yönetim kurulu üyeleri olamaz) nasıl seçildiğini, seçimin nasıl yapıldığını, sayımı ve seçim sonucunu açıklayan ve Divan Kurulu Başkanı ve 2 Üyesi tarafından imzalanmış GENEL KURUL TUTANAĞI.

·        Yeni yönetim kurulu başkanına aşağıda yazılı olan “Teslim Alan Yapan Yönetim Tarafından Online Bilgi Girişi Yapılacak ve Kültür Hizmetleri Ofisine ELDEN Teslim Edilecek Evrak”ın bilgisinin verildiğine ve Devir Teslime esas olan tüm bilgi ve belgenin teslim edildiğine dair beyan. (Eski ve yeni başkanlar tarafından imzalanmalıdır)

•Denetleme kurulu tarafından hazırlanmış denetleme raporu. (Denetleme kurulu başkanı ve en az 1 üye tarafından imzalanmalıdır)

•*Tamamlanan (2022-23) Akademik Dönem Üye Listesi (Yönetim kurulu 3 kişi ve Akademik Danışman imzalı)

•Aidat Makbuzları

•Karar Defteri (Tüm kullanılan sayfaları Başkan veya Yardımcısı imzalamak kaydıyla en az 3 yönetim kurulu üyesi tarafından imzalı) (Tüm sayfalar Akademik Danışman tarafından kontrol edilip imzalanmalıdır)

•İşletme Defteri (Tüm kullanılan sayfaları Başkan veya Yardımcısı imzalamak kaydıyla en az 3 yönetim kurulu üyesi tarafından imzalı) (Akademik Danışman tarafından tüm sayfalar harcama belgeleri (fiş, fatura vb.) ile karşılaştırılarak kontrol edildikten sonra imzalanmalıdır)

İçerik:

·        Önceki dönemden devreden para işlenmeli ve önceki dönemden gelen devir tutanağı eklenmelidir

·        Aidat vb. tüm para girişi işlenmiş olmalıdır ve makbuz tutarı ile uyuşmalıdır

·        Harcanan para (çıkış) işlenmiş olmalıdır, fiş ve faturalarla muhakkak belgelenmiş olmalıdır.

·        Kalan para muhakkak son sayfada gösterilmelidir.

İşletme defterine ek olarak (2 kopya) dilekçe ile:

Ø  Önceki seneden gelen para

Ø  Dönem içi para girişi

Ø  Dönem içi para çıkışı

Ø  Kalan (devredilen) para tutarı belirtilerek

Ø  Devredilen tutarın yeni yönetim tarafından teslim alındığını belirtir dilekçe (Yeni Başkan veya Sayman teslim alabilir) (Dilekçeyi Teslim eden olarak Eski Başkan veya Sayman; Teslim alan olarak da Yeni Başkan veya Sayman imzalamalıdır)

Dilekçe kopyalarından biri devir teslim dosyasına konulmalı, diğeri de yeni yönetim tarafından bir sonraki devir teslim için saklanmalıdır.

•Üye Paralarıyla Yapılan Tüm Harcamalara Dair Fatura Ve Fişler (2022 yılı için 2000 TL, 2023 yılı için de 4400 TL üstü alımlar için sadece fatura kabul edilecektir.)

•*Tamamlanan 2022-23 Dönemi Faaliyet Raporu (Akademik danışman imzalı)
(Akademik dönem içinde yapılan etkinliklerin isimleri, tarih ve yer bilgisi ile etkinliğe dair görseller olmalıdır. Aylara ve etkinlik türüne göre sınıflandırılmış ve sıralanmış olmalıdır. Faaliyet raporundaki tüm etkinliklerin “etkinlik raporları” ilgili forma dönem içinde girilmiş olmalıdır, girişi unutulmuş etkinlikler için lütfen devir teslimden önce giriş yapınız: https://forms.gle/nKH7mUqbdi6iLgAx7 )

Tüm evrak, kapaklı dosya içinde, her bir belge ayrı ayrı poşetlenmiş olarak, zarf içerisinde Kültür Hizmetleri Birimine teslim edilmelidir.  Ayrıca, Denetim Kurulu Başkanından kapalı zarfla almış olduğunuz Denetleme Raporunu da teslim etmeniz gerekmektedir. 2022-23 Bahar Yarıyılının online/hibrit dönem olmasından dolayı pdf üzerinden imzalanmış dosyaların yüklenmesi ve çıktılarının sunulması kabul edilecektir.

*Yıldızlı dosyaları online form içerisinde pdf olarak da yüklemeniz gerekmektedir.

TESLİM ALAN YENİ YÖNETİM:

Devir teslim için gereken aşağıda listelenmiş “Teslim Alan Yönetim Tarafından Teslim Edilecek Evrak”  hazırlandıktan sonra 2023-24 Dönemi Yönetim Kurulu Başkanı veya görevlendireceği bir yönetim kurulu üyesi (Başkan Yrd., Sayman, Sekreter) tarafından;

·        Öncelikle (https://forms.gle/XEyQt66Gu2BS1NF17 adresindeki) form kullanılarak sorulan bilgilerin girişi yapılmalı, istenen dosyalar pdf olarak yüklenmeli

·        Ardından elden teslimi zorunlu evrakın 5-15 Haziran 2023 tarihleri arasında Kültür Hizmetleri Müdürlüğü’ne ulaşmış olacak şekilde ELDEN veya kargo ile teslim edilmesi gerekmektedir.

Teslim Alan Yönetim Tarafından Online Bilgi Girişi Yapılacak ve Kültür Hizmetleri Ofisine ELDEN Teslim Edilecek Evrak (hepsi gerekli kişilerce kontrol edilmiş ve imzalanmış olmalıdır):

Online formda sorulan tüm soruların cevabı ile teslim edilecek imzalı FR-1316 Yönetim Kurulu Listesi içeriği aynı olmalıdır.

•FR-1316-YTÜ Kulüpler-Topluluklar Genel Kurul Sonucu Yönetim Kurulu Listesi

Tüm Yeni Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu üyelerinin iletişim bilgileri yazılmış olmalıdır.

Formda ekleme veya çıkartma yapılmamalıdır.

Kulüp danışmanı değişimi danışman istifası ve yeni danışman başvurusuna tabi olduğundan yapılmamalıdır.
(Danışmanlar tarafından kontrol edilip imzalanmalı)

•*FR-1315-YTÜ Öğrenci Kulüpleri İmza Sirküleri

(Seçim sonrası yeni yönetimin bilgileri bulunmalı)

(Sirküdeki herkes tarafından atılmış ikişer imza bulunmalı)
 

İlgili formlar www.kultur.yildiz.edu.tr web adresimizin FORMLAR>Diğer Formlar sayfasında mevcuttur
 

*Yıldızlı dosyaları online form içerisinde pdf olarak da yüklemeniz gerekmektedir.

NOT: Devredilen tutarın yeni yönetim tarafından teslim alındığını belirtir dilekçe kopyalarından biri yeni yönetim tarafından bir sonraki devir teslim için saklanmalıdır.