ETKİNLİKLER ile ilgili BİLGİ ALMAK İÇİN: kulturetkinlik@yildiz.edu.tr
ETKİNLİK BAŞVURULARI hazırlanan formun gerekli imzalar alındıktan sonra online yüklenmesi ile yapılmaktadır, lütfen aşağıdaki bilgilendirmeyi okuyunuz:
Öğrenci Kulüpleri Etkinlik Başvuru Formu (08.12.2022’de Süreç Yenilendi)
Üniversitemiz öğrenci kulüplerinin, üniversite içi ve dışı tüm faaliyetleri için "Öğrenci Kulüpleri Etkinlik Başvuru Formu" nu doldurmaları ve gerekli imzaları tamamlamaları gerekmektedir.
Etkinlik içeriğinin mevzuata uygunluğunu ve başka kulüplerin alanına girmediğini başvurudan önce kontrol etmek/ettirmek KULÜP YÖNETİMİNİN sorunluluğundadır. Başka kulübün alanına girildiği fark edilen etkinlikler değerlendirmeye alınmayacaktır. Alan ihlali fark edilmeyip onaylardan geçmesi durumunda gelen yapılan faaliyetle ilgili gelen şikayetlerde sorumluluk faaliyeti sunan/gerçekleştiren kulüp yönetimine aittir.
Formunuzun işleme alınabilmesi için:
- Bir birime ait salon kullanılıyorsa ilgili birim yetkilisinden onay alınması ve “salon onayı” kısmının imzalatılması
- Etkinlik formunun eksiksiz doldurulmuş olması
- Etkinlik içeriğinin yapılacak faaliyeti detaylı bir şekilde anlatıyor olması (büyük etkinlikler için detaylı etkinlik dosyası ek olarak verilebilir)
- Etkinliğin kulübün faaliyet alanına uygun olması, başka kulüp/topluluğun alanına girilmiyor olması!
- Kulüp danışmanı ve başkanının imzasının atılmış olması
- Etkinlik afişi bastırılacaksa etkinlik onay formu ile birlikte danışman onaylı etkinlik afiş görselinin de gönderilmiş olması
- Etkinlikten en geç 2 hafta önce formun yüklenmiş olması gerekmektedir. Formda bulunan bilgi / ek belge vb. eksiklikleri dolayısıyla gerçekleşen gecikme veya onay reddi de kulüp yönetiminin sorumluluğundadır.
YÜKLEME ADRESİ: https://forms.office.com/r/zfPSpYgffL (Üniversite e-postası ile girilmesi gerekebilir)
Onaylanan etkinlikleri görüntülemek için TIKLAYINIZ.
Dönem boyunca periyodik bir şekilde gerçekleştirilmesi planlanan aynı içerikte etkinlikler için tarih ve saatler belirtilerek toplu izin başvurusu yapılabilir.
Etkinlikte "Telif Hakları" konusunu içeren (film, müzik yayını vb.) faaliyet bulunduğu taktirde ilgili web sitemizde yayımlanmış olan Kulüp Faaliyetlerinde Telif Hakları Konusu başlıklı DUYURU'ya uygun hareket edilmesi gerekmektedir. Özellikle, yayımı yapılacak eser(ler)in ön inceleme için Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüğü ve SKS Daire Başkanlığına etkinlik başvurusundan en az 10 gün (etkinlikten en az 20 gün) önce sunulması gerekmektedir!
Online yapılacak etkinlikler için etkinlik yeri bölümünde online platform ve etkinliğe katılım bağlantı adresi verilmelidir.
Üniversite üzerinden ZOOM kullanmak isteyenler kulüp akademik danışmanlarından yardım talep edebilirler.
ÖNEMLİ BİLGİ: Üniversite tarafından Danışmanınız aracılığıyla temin edilen ZOOM hesabı güvenlik ve arşivleme sebepleri ile otomatik olarak kayıt alabilmektedir. Toplantılarınıza katılacak olan konuşmacı, davetli ve katılımcılara kayıt bilgisinin etkinlik planlanmadan önce verilmesi ve onaylanmadığı taktirde farklı platformların sağlanarak etkinliğin planlanması KULÜP YÖNETİMLERİNİN sorumluluğundadır.
Ayrıca, etkinliklere güvenli katılımın sağlanması için katılımcı listelerinin oluşturulması, ZOOM'da Waiting Room özelliğinin sürekli açık tutulması ve ismi katılımcı listesinde bulunmayan kişilerin online etkinliğe kabul edilmemesi konusunda hassasiyet gösterilmesi önemle rica olunur.
Formun üzerindeki diğer imzalar EBYS üzerinden elektronik olarak imzalanır ve form Güvenlik Birimine ve ilgili salon yetkilisine gönderilir.
Formun gerekli işlemlerin tamamlanabilmesi için en az 2 hafta önce yüklenmesi gerekmektedir. (Formunuzun doğruluğundan emin değilseniz, etkinlik detaylı inceleme gerektiren büyük bir etkinlikse lüften en az 1 ay öncesinden birimimiz ile iletişime geçiniz)
Sisteme girilmiş ve elektronik olarak imzalanan formda değişiklik yapılmaz.
- FR-0431-Öğrenci Kulüpleri Etkinlik Başvuru Formu.doc
Öğrenci Yurtiçi ve Yurtdışı Kulüp Etkinlik Formu (07.11.2022’de Süreç Yenilendi)
Yurtiçi ve yurtdışı etkinliklere (yarışma, sportif faaliyet, kongre, vb.) katılacak olan kulüp öğrencileri "Öğrenci Yurtiçi ve Yurtdışı Kulüp Etkinlik Formu" nu doldurur.
Formunuzun işleme alınabilmesi için:
- Kulüp başkanı ve danışmanının imzalamış olmalıdır
- Etkinliğe ilişkin gerekli ek belgeler (davet mektubu, etkinlik duyurusu vb.) bulunmalıdır
- Harcırah talep edilmiyorsa etkinlikten en az 2 hafta önce yüklenmelidir
- Harcırah talebiniz varsa form sisteme yüklenmeden (en az 1 hafta) önce Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüğü ofisine danışman onaylı form ile gitmeniz ve harcırah bilgilerini onaylatmanız gerekmektedir. (Bütçe talepleri her yılın başında alınmakta ve dağılım planlanmaktadır. Onaylanmış talebiniz bulunmuyorsa bütçe durumunu öğrenmek için önce Kültür Hizmetleri Birimi ile görüşünüz)
- Öğrenci Kulüpleri Etkinlik Başvurusu ile aynı şekilde aşağıdaki bağlantıdan yüklenmesi gerekmektedir.
YÜKLEME ADRESİ: https://forms.office.com/r/zfPSpYgffL (Üniversite e-postası ile girilmesi gerekebilir)
Onaylanan etkinlikleri görüntülemek için TIKLAYINIZ.
Sisteme girilmiş ve elektronik olarak imzalanan formda değişiklik yapılmaz.
Etkinliğe gitmeden en az 2 hafta önce formun teslim edilmesi gerekmektedir. Yolluk ve yevmiye hakkı olan etkinlikler için davet mektubu ile birlikte etkinlikten en az 30 gün önce formun teslim edilmesi gerekir.
Etkinliğe gitmeden önce görevlendirmenizin onaylanıp onaylanmadığı mutlaka öğreniniz.
İlgili dokümanlar kısmından ayrıntılı bilgi edinebilirsiniz
- FR-0435-Öğrenci Yurtiçi ve Yurtdışı Kulüp Etkinlik Formu.doc
- FR-1339-Öğrenci Kulüpleri Kurum Dışı Etkinlikleri Feragat ve Sorumluluk Beyannamesi.docx
Eğitim Öğretim sürecinde gerçekleştirilen ve resmi niteliği bulunan etkinliklerden dolayı AKADEMİK İZİN alınması için aşağıdaki formların da doldurulması ve aşağıda listelenen ekler ile Kültür Hizmetleri Birimine teslim edilmesi gerekmektedir. AKADEMİK İZİN işlemleri ancak resmi davet ve/veya görevlendirme yazısı bulunduğu taktirde yapılmaktadır.
- FR-1606-SKS Öğrenci Kulüpleri Akademik İzin Ön Yazı Formu.docx
- FR-1607-SKS Öğrenci Kulüpleri Akademik İzin Liste Formu.xlsx (Lüften eksiksiz doldurunuz)
EKLER (tüm ekler kulüp başkanı ve danışman tarafından paraflanmalıdır)
Akademik İzin alabilmek için aşağıdakilerin başvuru evrakı ekinde bulunması zorunludur:
- Davet veya görev yazısı
- İlgili dönem OBS Ders programı çıktıları
- Etkinliğe katıldıklarını gösterir belge
(Katılım belgesi yoksa yurtdışı ise pasaport giriş çıkış gösterir sayfaların fotokopisi, yurtdışı/yurtiçi ise etkinlik yapılan şehire gidiş dönüş gösterir seyahat belgeleri vb. gösterilebilir)