Etkinlik Formları

ETKİNLİKLER BİLGİ ve BAŞVURU ytukulturetkinlik @ gmail . com

- Eksik ya da yanlış bilgi içeren ve ekleri bulunmayan başvuru formları değerlendirmeye alınmayacaktır.

- Her formu ilgili kişiye (online yapılabiliyorsa ilgili e-postaya) teslim ettiğinizden emin olunuz, aksi takdirde değerlendirmeye alınmayabilir.

- Soru ve sorunlarınızı önce ilgili e-posta üzerinden veya mesai saatlerinde 0212 383 6569  numaralı telefondan personelimize iletebilirsiniz.

- Hazır formu bulunmayan tüm talepleriniz için Kulüp Yönetim Kurulu Başkanı imzası (vekaleten yönetim kurulundan biri olabilir) ve Kulüp Danışmanı imzası bulunan dilekçeniz ile müdürlüğümüze başvurabilirsiniz.

Öğrenci Kulüpleri Etkinlik Başvuru Formu (2021 Süreç Yenilendi)

Üniversitemiz öğrenci kulüplerinin, üniversite içi ve dışı tüm faaliyetleri için "Öğrenci Kulüpleri Etkinlik Başvuru Formu" nu doldurmaları gerekmektedir.

DEVİR TESLİMİNİ TAMAMLAMAMIŞ KULÜPLERİN ETKİNLİK FORMU SUNMASI ve ETKİNLİK YAPMASI UYGUN DEĞİLDİR!

Kulüp danışmanı ve başkanının imzaladığı form, salon uygunluğu ilgili yetkili(fakülte sekreteri, iletişim koordinatörlüğü vb. ) tarafından teyit edildikten sonra, varsa etkinlik afişi ile birlikte (yoksa formda afiş yok diye belirtiniz), Kültür Hizmetleri Birimine iletilir. 

Elden iletilecek ise Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüğü ofisine (Davutpaşa Kampüsü, Eski Kışla Binası, A-1026), online iletilecekse ytukulturetkinlik @ gmail . com e-posta adresine pdf olarak gönderilir.

Her bir e-posta içeriğinde sadece bir (1) etkinlik ile ilgili gerekli evrak bulunmalıdır ve başlıkta "Kulüp adı, etkinlik adı ve etkinlik tarihi" yazılı olmalıdır.

Etkinlikte "Telif Hakları" konusunu içeren (film, müzik yayını vb.) faaliyet bulunduğu taktirde ilgili web sitemizde yayımlanmış olan Kulüp Faaliyetlerinde Telif Hakları Konusu başlıklı DUYURU'ya uygun hareket edilmesi gerekmektedir. Özellikle, yayımı yapılacak eser(ler)in ön inceleme için Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüğü ve SKS Daire Başkanlığına etkinlik başvurusundan en az 10 gün (Planlanan etkinlik tarihinden en az 25 gün) önce sunulması gerekmektedir!

Online yapılacak etkinlikler için etkinlik yeri bölümünde online platform ve etkinliğe katılım bağlantı adresi verilmelidir.

Eğer üniversiteden online platform talep ediliyorsa etkinlik yerine "Üniversiteden talep ediliyor" yazılarak yetkilendirilecek kişinin "Adı, Soyadı, Cep Telefonu ve posta adresi" verilmelidir.

ÖNEMLİ BİLGİ: Üniversite tarafından temin edilen ZOOM hesabı kulüp yönetimleri isteği üzerine kullandırılmakta, güvenlik ve arşivleme sebepleri ile otomatik olarak kayıt almaktadır. Toplantılarınıza katılacak olan konuşmacı, davetli ve katılımcılara kayıt bilgisinin etkinlik planlanmadan önce verilmesi ve onaylanmadığı taktirde farklı platformların sağlanarak etkinliğin planlanması KULÜP YÖNETİMLERİNİN sorumluluğundadır.

- Üniversite tarafından aynı gün ve saatte yapılacak en fazla 4 etkinliğe kadar ZOOM desteği sağlanabilmektedir; bu sebeple destek etkinlik başvuru sırasına göre yapılacaktır.
- Zoom desteği sadece hafta içi günleri için, 10.00 - 16.00 saatleri arasında başlayacak şekilde sağlanabilmektedir.
Dolayısıyla, ZOOM hostluğunu belirlenen saatler arasında teslim almanız, etkinliklerinizi düzenlerken bu faktörlere dikkat etmeniz ve erken başvuru yapmanız önem arz etmektedir. Farklı gün ve saatlerde ZOOM kullanmak isteyenler kulüp akademik danışmanlarından yardım talep edebilirler.

 

Ayrıca, etkinliklere güvenli katılımın sağlanması için katılımcı listelerinin oluşturulması, ZOOM'da Waiting Room özelliğinin sürekli açık tutulması ve ismi katılımcı listesinde bulunmayan kişilerin online etkinliğe kabul edilmemesi konusunda hassasiyet gösterilmesi önemle rica olunur.

Formun üzerindeki diğer imzalar EBYS üzerinden elektronik olarak imzalanır ve form Güvenlik Birimine ve ilgili salon yetkilisine gönderilir.

Formun kontrol için en az 15 gün önce birime teslim edilmesi gerekmektedir. (Eksiklikler bu süreçte düzeltilir ve etkinliğe en geç 1 hafta kala onaya sunulur)

Elektronik olarak imzalanan formda değişiklik yapılmaz.

- FR-0431-Öğrenci Kulüpleri Etkinlik Başvuru Formu.doc

 

Öğrenci Yurtiçi ve Yurtdışı Kulüp Etkinlik Formu (2021 Süreç Yenilendi)

Yurtiçi ve yurtdışı etkinliklere (yarışma, sportif faaliyet, kongre, vb.) katılan kulüp öğrencileri  "Öğrenci Yurtiçi ve Yurtdışı Kulüp Etkinlik Formu" nu doldurur.

Kulüp başkanı ve danışmanının imzaladığı form katılımcı bilgileri doldurularak etkinliğe ilişkin bir belge ( davet mektubu, etkinlik duyurusu vb.) ile Kültür Hizmetleri Birimine teslim edilir.

Elden iletilecek ise Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüğü ofisine (Davutpaşa Kampüsü, Eski Kışla Binası, A-1026), online iletilecekse ytukulturetkinlik @ gmail . com e-posta adresine pdf olarak gönderilir. Her bir e-posta içeriğinde sadece bir (1) etkinlik ile ilgili gerekli evrak bulunmalıdır ve başlıkta "Kulüp adı, etkinlik adı ve etkinlik tarihi" yazılı olmalıdır. Formun üzerindeki diğer imzalar EBYS üzerinden elektronik olarak imzalanır.

Elektronik olarak imzalanan formda değişiklik yapılmaz.

Etkinliğe gitmeden en az 15 gün önce formun teslim edilmesi gerekmektedir.

Etkinliğe gitmeden önce görevlendirmenizin onaylanıp onaylanmadığı mutlaka öğreniniz.

İlgili dokümanlar kısmından ayrıntılı bilgi edinebilirsiniz

- FR-0435-Öğrenci Yurtiçi ve Yurtdışı Kulüp Etkinlik Formu.doc

  - FR-1339-Öğrenci Kulüpleri Kurum Dışı Etkinlikleri Feragat ve Sorumluluk Beyannamesi.docx

Eğitim Öğretim sürecinde gerçekleştirilen ve resmi niteliği bulunan etkinliklerden dolayı AKADEMİK İZİN alınması için aşağıdaki formların da doldurulması ve aşağıda listelenen ekler ile Kültür Hizmetleri Birimine teslim edilmesi gerekmektedir.

- FR-1606-SKS Öğrenci Kulüpleri Akademik İzin Ön Yazı Formu.docx

- FR-1607-SKS Öğrenci Kulüpleri Akademik İzin Liste Formu.xlsx

EKLER (tüm ekler kulüp başkanı ve danışman tarafından paraflanmalıdır)

- Davet yazısı
- Davetli öğrencilerin "öğrenci belgeleri"
- İlgili dönem USIS/GSIS Ders programı çıktıları