Etkinlik Formları

ETKİNLİKLER BİLGİ ve BAŞVURU ytukulturetkinlik @ gmail . com

- Eksik ya da yanlış bilgi içeren ve ekleri bulunmayan başvuru formları değerlendirmeye alınmayacaktır.

- Her formu ilgili kişiye (online yapılabiliyorsa ilgili e-postaya) teslim ettiğinizden emin olunuz, aksi takdirde değerlendirmeye alınmayabilir.

- Soru ve sorunlarınızı önce ilgili e-posta üzerinden veya mesai saatlerinde ofis telefonlarından personelimize iletebilirsiniz.

- Hazır formu bulunmayan tüm talepleriniz için Kulüp Yönetim Kurulu Başkanı imzası (vekaleten yönetim kurulundan biri olabilir) ve Kulüp Danışmanı imzası bulunan dilekçeniz ile müdürlüğümüze başvurabilirsiniz.

Öğrenci Kulüpleri Etkinlik Başvuru Formu (2021 Süreç Yenilendi)

Üniversitemiz öğrenci kulüplerinin, üniversite içi ve dışı tüm faaliyetleri için "Öğrenci Kulüpleri Etkinlik Başvuru Formu" nu doldurmaları gerekmektedir.

Etkinliğinik içeriğinin mevzuata uygunluğunu ve başka kulüplerin alanına girmediğini başvurudan önce kontrol etmek/ettirmek KULÜP YÖNETİMİNİN sorunluluğundadır.

Kulüp danışmanı ve başkanının imzaladığı (ıslak imza) form, salon uygunluğu ilgili yetkili(fakülte sekreteri, iletişim koordinatörlüğü vb. ) tarafından teyit edildikten sonra, varsa etkinlik afişi ile birlikte (yoksa formda afiş yok diye belirtiniz) online olarak ytukulturetkinlik @ gmail . com e-posta adresine pdf olarak gönderilir. Etkinlik afişi bastırılacaksa etkinlik onay formu ile birlikte afişinin de gönderilip onaylanmış olması gerekir. Basım talep formunda da etkinlik onayının satır ve evrak numarasının belirtilmesi gerekir.

Her bir e-posta içeriğinde sadece bir (1) etkinlik ile ilgili gerekli evrak bulunmalıdır ve başlıkta "Kulüp adı, etkinlik adı ve etkinlik tarihi" yazılı olmalıdır.
Dönem boyunca periyodik bir şekilde gerçekleştirilmesi planlanan aynı içerikte etkinlikler için tarih ve saatler belirtilerek toplu izin başvuru yapılabilir.

Etkinlikte "Telif Hakları" konusunu içeren (film, müzik yayını vb.) faaliyet bulunduğu taktirde ilgili web sitemizde yayımlanmış olan Kulüp Faaliyetlerinde Telif Hakları Konusu başlıklı DUYURU'ya uygun hareket edilmesi gerekmektedir. Özellikle, yayımı yapılacak eser(ler)in ön inceleme için Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüğü ve SKS Daire Başkanlığına etkinlik başvurusundan en az 10 gün (Planlanan etkinlik tarihinden en az 25 gün) önce sunulması gerekmektedir!

Online yapılacak etkinlikler için etkinlik yeri bölümünde online platform ve etkinliğe katılım bağlantı adresi verilmelidir.

Üniversite üzerinden ZOOM kullanmak isteyenler kulüp akademik danışmanlarından yardım talep edebilirler.

ÖNEMLİ BİLGİ: Üniversite tarafından Danışmanınız aracılığıyla temin edilen ZOOM hesabı güvenlik ve arşivleme sebepleri ile otomatik olarak kayıt alabilmektedir. Toplantılarınıza katılacak olan konuşmacı, davetli ve katılımcılara kayıt bilgisinin etkinlik planlanmadan önce verilmesi ve onaylanmadığı taktirde farklı platformların sağlanarak etkinliğin planlanması KULÜP YÖNETİMLERİNİN sorumluluğundadır.

Ayrıca, etkinliklere güvenli katılımın sağlanması için katılımcı listelerinin oluşturulması, ZOOM'da Waiting Room özelliğinin sürekli açık tutulması ve ismi katılımcı listesinde bulunmayan kişilerin online etkinliğe kabul edilmemesi konusunda hassasiyet gösterilmesi önemle rica olunur.

Formun üzerindeki diğer imzalar EBYS üzerinden elektronik olarak imzalanır ve form Güvenlik Birimine ve ilgili salon yetkilisine gönderilir.

Formun kontrol için en az 15 gün önce birime teslim edilmesi gerekmektedir. (Eksiklikler bu süreçte düzeltilir ve etkinliğe en geç 1 hafta kala nihai onaya sunulur)

Sisteme girilmiş ve elektronik olarak imzalanan formda değişiklik yapılmaz.

- FR-0431-Öğrenci Kulüpleri Etkinlik Başvuru Formu.doc

 

Öğrenci Yurtiçi ve Yurtdışı Kulüp Etkinlik Formu (2021 Süreç Yenilendi)

Yurtiçi ve yurtdışı etkinliklere (yarışma, sportif faaliyet, kongre, vb.) katılan kulüp öğrencileri  "Öğrenci Yurtiçi ve Yurtdışı Kulüp Etkinlik Formu" nu doldurur.

Kulüp başkanı ve danışmanının imzaladığı form katılımcı bilgileri doldurularak etkinliğe ilişkin bir belge ( davet mektubu, etkinlik duyurusu vb.) ile online olarak ytukulturetkinlik @ gmail . com e-posta adresine pdf olarak gönderilir. Her bir e-posta içeriğinde sadece bir (1) etkinlik ile ilgili gerekli evrak bulunmalıdır ve başlıkta "Kulüp adı, etkinlik adı ve etkinlik tarihi" yazılı olmalıdır. Formun üzerindeki diğer imzalar EBYS üzerinden elektronik olarak imzalanır.

Sisteme girilmiş ve elektronik olarak imzalanan formda değişiklik yapılmaz.

Etkinliğe gitmeden en az 15 gün önce formun teslim edilmesi gerekmektedir. Yolluk ve yevmiye hakkı olan etkinlikler için davet mektubu ile birlikte etkinlikten en az 30 gün önce formun teslim edilmesi gerekir.

Etkinliğe gitmeden önce görevlendirmenizin onaylanıp onaylanmadığı mutlaka öğreniniz.

İlgili dokümanlar kısmından ayrıntılı bilgi edinebilirsiniz

- FR-0435-Öğrenci Yurtiçi ve Yurtdışı Kulüp Etkinlik Formu.doc

  - FR-1339-Öğrenci Kulüpleri Kurum Dışı Etkinlikleri Feragat ve Sorumluluk Beyannamesi.docx

Eğitim Öğretim sürecinde gerçekleştirilen ve resmi niteliği bulunan etkinliklerden dolayı AKADEMİK İZİN alınması için aşağıdaki formların da doldurulması ve aşağıda listelenen ekler ile Kültür Hizmetleri Birimine teslim edilmesi gerekmektedir. AKADEMİK İZİN işlemleri ancak resmi davet ve/veya görevlendirme yazısı bulunduğu taktirde yapılmaktadır.

- FR-1606-SKS Öğrenci Kulüpleri Akademik İzin Ön Yazı Formu.docx

- FR-1607-SKS Öğrenci Kulüpleri Akademik İzin Liste Formu.xlsx

EKLER (tüm ekler kulüp başkanı ve danışman tarafından paraflanmalıdır)

Akademik İzin alabilmek için aşağıdakilerin başvuru evrakı ekinde bulunması zorunludur:
- Davet yazısı
- Davetli öğrencilerin "öğrenci belgeleri"
- İlgili dönem OBS/GSIS Ders programı çıktıları
- Etkinliğe katıldıklarını gösterir belge
(Katılım belgesi yoksa yurtdışı ise pasaport giriş çıkış gösterir sayfaların fotokopisi, yurtdışı/yurtiçi ise etkinlik yapılan şehire gidiş dönüş gösterir seyahat belgeleri vb. gösterilebilir)